Formation travail collaboratif : contenus, profils et formats sur Microsoft 365 

Vos équipes disposent de Teams, SharePoint et OneDrive, mais les pièces jointes circulent toujours et chacun range ses fichiers à sa manière ? Le problème vient rarement des outils. Il tient surtout à des usages qui n’ont jamais été vraiment appris.


Une formation au travail collaboratif comble cet écart, à condition d’être pensée pour les situations réelles de vos collaborateurs. Nous avons présenté dans un article dédié les principes et la mise en place du travail collaboratif avec Microsoft 365.


Ici, nous nous concentrons sur la formation elle-même : comment la préparer, ce qu’elle doit contenir, comment l’adapter à chaque profil et comment en mesurer les effets. 

Pourquoi suivre une formation au travail collaboratif ?

Le déploiement de Microsoft 365 règle la question technique. Les comptes sont créés, les licences attribuées, les espaces Teams ouverts. Les habitudes de travail, elles, ne changent pas d’elles-mêmes.


Quelques mois après la mise en service, beaucoup d’équipes se servent de Teams pour leurs visioconférences et continuent d’envoyer leurs documents par email. Nous avons détaillé les freins qui bloquent la collaboration dans notre article sur le sujet.

Une formation au travail collaboratif agit sur un levier précis, les gestes du quotidien.. Elle donne à tous les mêmes réflexes, pour que les règles décidées par l’entreprise (charte d’usage, organisation des espaces, circuits de validation) soient réellement appliquées.


Une démonstration des fonctionnalités ne suffit pas pour autant. Un collaborateur qui a vu comment partager un fichier par lien ne le fera pas forcément le lendemain s’il ne l’a jamais pratiqué sur ses propres documents.

Commencer par un diagnostic des usages 

Mesurer le niveau réel des participants 

Dans une même entreprise, les écarts de maîtrise sont souvent importants. Certains collaborateurs coéditent déjà leurs documents, d’autres découvrent à peine OneDrive. Réunir tout le monde dans la même session oblige le formateur à trouver un rythme moyen qui ne convient pas à tout le monde. 

Un questionnaire de positionnement, envoyé quelques jours avant la formation, permet de répartir les participants par niveau. Quelques questions suffisent. Savez-vous partager un document sans l’envoyer en pièce jointe ? Avez-vous déjà travaillé à plusieurs sur le même fichier ? Savez-vous retrouver une ancienne version d’un document ? 

Identifier les irritants propres à chaque équipe 

Le diagnostic sert aussi à repérer ce qui ralentit concrètement le travail. Une équipe commerciale peine peut-être à partager ses propositions avec des clients, un service RH à faire valider des documents par plusieurs personnes.


Quelques entretiens avec des managers et des utilisateurs font remonter ces situations, qui deviennent ensuite la matière des exercices.

Que contient une formation au travail collaboratif sur Microsoft 365 ? 

Module 1 : organiser et partager ses fichiers avec OneDrive 

Le premier module pose les bases du travail sur les documents. Il s’adresse à tous les collaborateurs. Les participants apprennent à synchroniser leurs dossiers, à partager un lien plutôt qu’une pièce jointe en choisissant le bon niveau d’accès (lecture ou modification, interne ou externe), à consulter l’historique des versions et à retrouver les fichiers partagés par leurs collègues. 

Module 2 : collaborer au quotidien dans Teams 

Le deuxième module porte sur l’organisation des échanges. C’est souvent celui qui produit les effets les plus visibles. Il couvre la création d’une équipe et de ses canaux, le choix entre conversation et canal selon le sujet, l’usage des mentions, des réponses en fil et de l’épinglage, la préparation des réunions et l’ajout d’onglets, comme un plan Planner pour suivre les tâches d’un projet sans quitter le canal. 

Exemple d’exercice. Les participants d’une même équipe créent ensemble l’espace d’un projet réel, définissent ses canaux, y déposent les documents de référence et attribuent les premières tâches. À la fin de la session, l’espace est opérationnel et l’équipe peut s’en servir dès le lendemain, sans avoir à reconstruire ce qu’elle a vu en formation. 

Module 3 : structurer et retrouver l’information dans SharePoint 

Le troisième module s’adresse surtout aux personnes qui gèrent des contenus partagés, comme les assistants de direction ou les chefs de projet. Il aborde l’organisation d’un site et de ses bibliothèques, les métadonnées et les vues filtrées, la recherche et la gestion des droits d’accès. 

Exemple d’exercice. Les participants transfèrent une partie de leur dossier partagé historique vers une bibliothèque SharePoint, définissent deux ou trois métadonnées utiles (client, année, statut) et créent une vue des documents en cours de validation.

Module 4 : aller plus loin avec la Power Platform et Copilot 

Une fois les bases acquises, un module d’ouverture montre comment gagner du temps sur les tâches répétitives. Côté Power Platform, les participants découvrent ce que Power Automate peut prendre en charge, comme une notification au dépôt d’un document ou une demande de validation. L’objectif n’est pas de former des développeurs, mais de faire comprendre ce qu’il est possible d’automatiser. 

Côté Copilot, la formation porte sur des usages concrets : résumer une réunion Teams, synthétiser un long fil de discussion, rédiger une première version de compte rendu. Les participants apprennent aussi à formuler des demandes précises et à vérifier les réponses obtenues. Ces premiers usages donnent un aperçu de ce que Copilot apporte en entreprise, au-delà des seuls outils collaboratifs.

Adapter le parcours à chaque profil 

Un parcours de formation au travail collaboratif identique pour toute l’entreprise donne rarement de bons résultats. Les attentes d’un commercial, d’un manager et d’un chef de projet diffèrent, tout comme le temps qu’ils peuvent y consacrer. 

Former les managers et les ambassadeurs en priorité permet d’installer des relais dans chaque service avant que le reste des équipes ne soit formé.


Les ambassadeurs reçoivent un parcours plus complet, car ils doivent pouvoir répondre aux questions courantes de leurs collègues et faire remonter les difficultés qu’ils observent sur le terrain.  

Quel format choisir pour votre formation ? 

Le format d’une formation au travail collaboratif dépend de la taille de vos équipes, de leur répartition géographique et du temps disponible.


Plusieurs options peuvent se combiner :

• La formation intra-entreprise se déroule sur votre propre environnement Microsoft 365, avec vos espaces et vos documents. C’est le format le plus efficace pour ancrer des pratiques communes. 
  
  

• Les sessions à distance conviennent aux équipes réparties sur plusieurs sites. Les participants y pratiquent Teams en situation réelle pendant toute la formation. 
  
  

• Les modules courts et répétés, d’une à deux heures par thème, s’intègrent plus facilement dans les plannings qu’une journée complète et favorisent la mémorisation. 
  
  

• Les ateliers de suivi, quelques semaines plus tard, permettent de corriger les mauvaises habitudes avant qu’elles ne s’installent. 
  
  

• Les ressources d’autoformation, comme de courtes vidéos ou des fiches pratiques, complètent les sessions animées. Elles servent d’aide-mémoire au moment où le collaborateur en a besoin, mais ne remplacent pas la pratique encadrée. 

Choisir son organisme et financer la formation 

Plusieurs critères permettent de comparer les offres : la certification Qualiopi, la certification Microsoft des formateurs, la réalisation d’un diagnostic préalable, la possibilité de former sur votre propre environnement et l’existence d’un suivi après la formation. 

Évaluer les acquis après la formation 

Mesurer les effets d’une formation permet de vérifier qu’elle a atteint ses objectifs et d’ajuster les sessions suivantes. 

À chaud, un court questionnaire recueille la satisfaction des participants et leur sentiment de progression. 

Par une mise en situation, les participants réalisent seuls une tâche représentative, comme partager un document avec les bons droits. C’est le moyen le plus fiable de vérifier les acquis. 

À froid, un à trois mois plus tard, un questionnaire et quelques échanges avec les managers indiquent si les nouvelles pratiques sont entrées dans le quotidien. 

Pour suivre l’adoption à l’échelle de l’entreprise, les indicateurs proposés dans notre article sur le travail collaboratif prennent le relais. 

Chez BSD, la formation Microsoft 365 est animée par des formateurs certifiés M365, dans un cadre conforme aux exigences Qualiopi. Le programme couvre Teams, SharePoint, OneDrive, la Power Platform et Copilot, avec une pédagogie adaptée au niveau des participants.