De l’achat au paiement du fournisseur… P2P pour les intimes
On parle de Purchase to Pay pour regrouper des processus liés aux Achats d’une entreprise.
Les activités Purchase to Pay (ou P2P en abrégé) couvrent traditionnellement les activités suivantes.
- les demandes d’achat : émission d’un besoin, workflow et/ou procédure de validation de la demande, étapes de sélection du fournisseur;
- les commandes d’achat : émission de la commande au fournisseur, réception d’une confirmation, réception de la livraison (matière ou services);
- les factures fournisseur : enregistrement, rapprochement, paiement dans les temps du fournisseur.
On intègre parfois dans les processus Purchase to Pay, certains processus logistiques lorsqu’il y a, par exemple, besoin d’une réception de marchandise pour valider qu’une commande a bien été reçue. Ça reste toutefois assez rare, et il vaut en général mieux considérer ces étapes (et en particulier les analyser) comme des processus complètement distincts. Ces étapes seront plutôt à analyser du côté des processus Supply Chain.
Purchase to Pay : quels enjeux?
De façon classique, on retrouve dans le Purchase to Pay, les enjeux classiques de tous les processus:
- Qualité : on peut sur ce type de processus trouver des non qualité, notamment au niveau des livraisons (erreur par rapport à la commande), mais surtout dans la partie facturation. Un des enjeux consiste donc avant tout à payer ce qui est dû en fonction des livraisons, des accords commerciaux (en appliquant si besoin des pénalités) et en évitant d’éventuelles erreurs sur les factures;
- Coût : de nombreuses organisations ont automatisé ce qui pouvait l’être : catalogues électroniques, envois dématérialisés, réception automatique des factures. Toutefois des gisements de productivité restent possibles. Pour cela, il faut s’intéresser aux erreurs et cas particuliers de façon à adapter le processus afin de les traiter. Ces cas particuliers, ces anomalies sont celles qui « plombent » les coûts;
- Délais : s’assurer de réduire les délais reste d’actualité, de manière à être livré au plus tôt et à payer au bon moment (ni trop tôt, ni trop tard) son fournisseur.
Typiquement ce sont ces leviers là qu’on va travailler sur un processus Purchase to Pay. Mais pas seulement!
Purchase to Pay : quelques spécificités
Je constate toutefois souvent deux particularités.
D’abord, il y a un enjeu de compliance. C’est à dire qu’il est très important de s’assurer que les achats sont faits en respectant les règles de la société. En particulier que tout le monde n’achète pas n’importe quoi. Par exemple, qu’on privilégie les achats sur des catalogues ou des fournisseurs référencés, qu’on commande uniquement des pièces ou des références homologuées…
Ensuite, il y a une dimension réglementaire. En effet, on constate une augmentation notable des amendes infligées par la DGCCRF pour retard de paiement… Le montant total des amendes qui ont été attribuées en 2019 est de près de 20 Millions d’Euros! Mention spéciale pour SFR qui avait écopé d’une amende de 3,7 Millions d’Euros, battant ainsi le record qu’avait établi EDF l’année précédente avec son amende de 1,8 Millions d’Euros… Alors (en 2020) qui sera le prochain?
En tout cas, tout cela montre que ça vaut le coup (et le coût!) de s’y intéresser.
Les sujets qui m’intéressent le plus sont Data, Organisation et Temps Réel !
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Andrea