Par manque de temps, d’argent ou de ressources, certaines entreprises passent directement à la phase de conception et réalisation de leurs projets IT, sans consacrer le temps nécessaire au recueil de besoins.
Pourtant, le recueil de besoins est un facteur clé de réussite des projets informatiques.
Cet article va vous permettre de comprendre le déroulement et la formalisation du recueil de besoins ainsi que les bonnes pratiques à adopter.
Contexte :
Vous recevez une demande pour un nouveau projet ou une nouvelle fonctionnalité. Il va s’agir maintenant de définir et de recueillir les besoins des demandeurs, utilisateurs ou clients.
Le recueil des besoins est le processus permettant de définir les besoins, attentes et exigences des parties prenantes dans un projet IT.
Les besoins ainsi récoltés seront alors transformés en objectifs du projet et ceux-ci à leur tour en livrables.
Le recueil du besoin sert à collecter des informations ou des besoins dans le but de proposer une solution cible en réponse à une nécessité de changement, tout en prenant en compte les contraintes internes et externes de l’entreprise et du projet.
Comment se fait le recueil de besoins ?
Le recueil de besoin est l’une des activités phares de la Business Analyse, et l’un des socles de la réussite des projets informatiques.
Il ne suffit pas de se présenter devant les utilisateurs et de leur demander : de quoi avez-vous besoin ?
Les séances de recueil du besoin doivent être bien planifiées et préparées, la réalisation d’un recueil des besoins s’articule autour des étapes suivantes :
- Une réunion de cadrage pour définir la problématique.
- L’identification des contributeurs et des acteurs à rencontrer.
- La proposition d’un planning de recueil de besoins.
- La réalisation des réunions et des entretiens avec les contributeurs et acteurs identifiés.
- La rédaction des comptes-rendus pour chaque réunion/entretien.
Comment formaliser le recueil de besoins ?
Avec toutes ces informations récoltées lors des séances de recueil de besoins, il faudra établir un document récapitulatif comprenant les rubriques suivantes :
- Rappel du contexte du projet :
Cette étape permet de bien comprendre le contexte du moment et d’obtenir de l’information supplémentaire permettant d’en élargir les horizons ou de tenir compte des considérations futures.
- Détermination des échéances du projet :
Dans le cas où le projet impose des exigences temporelles (date de début, date limite de livraison, etc), il faudra le préciser dans l’expression de besoin.
- Liste des utilisateurs du projet :
Il est nécessaire de connaître la typologie des utilisateurs du projet ainsi qu’une estimation de leur nombre.
- Détermination des objectifs et des besoins du projet :
Lister les besoins fonctionnels du projet, cela permet de les redéfinir ou à défaut les valider. Les objectifs doivent également apparaître dans cette partie ainsi que les bénéfices apportés par ce projet.
- Evaluation des contraintes et des risques possibles :
Les contraintes et les risques doivent être précisés dans le recueil de besoins. Il sont susceptibles de nuire à l’atteinte des objectifs par l’ouvrage ou le processus. Ceux-ci peuvent être techniques, humains, réglementaires, financiers, liés au marché et au produit ou service.
Les bonnes pratiques :
Voici quelques recommandations pour réussir votre recueil de besoins :
- Préparez et planifiez les séances de collecte de l’information afin d’optimiser les résultats.
- Définissez clairement le périmètre de votre projet : objectifs, contexte, acteurs, ressources etc.
- Soyez clairs et précis en allant à l’essentiel et en utilisant des phrases courtes.
- Les informations recueillies doivent être exhaustives, fiables et vérifiées.
- Concentrez-vous sur les aspects fonctionnels et factuels, la solution technique sera définie par l’équipe projet après approbation de l’expression des besoins.
Le recueil du besoin est le prérequis à toutes les activités de l’analyse métier. Pour analyser, recommander, définir, et mettre en place des solutions, il faut collecter de l’information. Ceci est essentiel pour établir un cahier des charges solide et planifier le projet dans le détail.
Si vous avez besoin d’accompagnement dans vos projets, je vous invite à consulter notre offre Cadrage et pilotage de projets.
Les sujets qui m’intéressent le plus sont Data, Organisation et Temps Réel !
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