Construire un tableau de suivi d’activité est important pour assurer le bon fonctionnement et le développement de l’entreprise. En effet, il constitue un outil de gestion efficace pour piloter les activités de l’entreprise.
Qu’est-ce qu’un tableau de suivi d’activité ?
Le tableau de suivi d’activité est un tableau sur lequel figurent les différents objectifs de l’entreprise. Les objectifs sont établis dans le tableau avec un ensemble d’indicateurs qui permet de suivre et de contrôler les activités de l’entreprise. Les indicateurs peuvent être des chiffres, des ratios et/ou des graphiques déterminant les objectifs financiers, économiques, commerciaux ou ressources humaines. En effet, le tableau de suivi ou tableau de bord est un outil d’aide à la décision.
Il est absolument primordial pour réorienter les tâches à faire le cas échéant afin d’atteindre les objectifs fixés.
Comment établir le tableau de suivi d’activité
Le tableau suivi d’activité est établi avec des indicateurs clés permettant de quantifier les objectifs de l’entreprise. Les indicateurs clés constituent le fond de votre tableau de suivi, mais il est aussi important de ne pas en négliger la forme, car un tableau mal présenté mène à la confusion.
Définir les indicateurs à intégrer
Pour pouvoir construire un tableau de suivi efficace, il existe plusieurs types d’indicateurs clés à prendre en charge. On peut compter trois catégories principales :
- Les indicateurs économiques
- Les indicateurs physiques
- Les indicateurs humains
1. Les indicateurs économiques
Les indicateurs économiques visent à mesurer la performance financière et la rentabilité des activités. Ils portent notamment sur les coûts, les revenus, les marges, la qualité ou encore le respect des budgets.
Exemples d’indicateurs économiques :
- chiffre d’affaires
- coût de revient
- taux de marge
- taux de non qualité
- respect des délais de facturation
2. Les indicateurs physiques
Les indicateurs physiques permettent de quantifier l’activité opérationnelle de manière concrète. Ils concernent les volumes produits, les quantités vendues, les délais de traitement, la logistique, la gestion des stocks ou encore le respect des engagements de service.
Exemples d’indicateurs physiques :
- nombre de commandes traitées
- taux de livraison dans les délais
- volume de production
- taux de rupture de stock
3. Les indicateurs humains
Les indicateurs humains mesurent la contribution des collaborateurs à la performance globale. Ils portent sur la productivité, l’engagement, la qualité du travail ou encore l’absentéisme.
Exemples :
- taux d’absentéisme
- taux de rotation
- charge de travail
- respect des objectifs individuels
Pour que ses indicateurs soient acceptés et utilisés, il convient d’identifier les acteurs qui en feront usage afin de les impliquer dans la définition des objectifs. La participation de chaque acteur facilitera l’exécution des tâches prédéfinies.
Définir le format de présentation du tableau de suivi
Une fois que les indicateurs clés sont fixés, il faut définir la présentation et la forme de votre tableau. Un bon tableau de suivi se doit d’être facilement compréhensible par tous. Pour sa compréhension, il peut être illustré par des formes graphiques ou des schémas.
La synthétisation d’un tableau se fait en fonction de la complexité des projets. Parfois, l’utilisation d’un tableau Excel suffit pour suivre les activités d’une entreprise. Excel peut être utilisé dans le cas où les activités et les intervenants dans l’entreprise ne sont pas nombreux. Cependant, dans certains cas, il est important d’utiliser un logiciel de gestion d’activité pour qu’un tableau soit pertinent.
Une fois mis en place, le tableau de suivi des objectifs doit régulièrement être actualisé. Il est donc important de mettre à jour les informations inscrites dans le tableau de bord.
Ci dessous, un exemple de tableau de bord RH construit sur Excel.
Pourquoi établir un tableau de suivi d’activité ?
Pour la bonne gestion d’une entreprise, les dirigeants ont besoin de définir des indicateurs pertinents pour mieux les aider à la prise de décision. En effet, le tableau suivi d’activité synthétise les informations importantes afin de piloter efficacement les différentes tâches de l’entreprise. Il permet de suivre et d’exploiter les données clés de l’entreprise.
Ce tableau constitue un meilleur outil pour calculer l’écart entre la prévision et la réalisation. Il sert à alerter les dirigeants sur d’éventuels problèmes empêchant l’atteinte des objectifs. Une fois les écarts détectés, les dirigeants peuvent réaliser une analyse de ces écarts afin de déterminer les raisons.
Grâce à cette analyse des indicateurs, vous pouvez ainsi corriger les actions à mener pour l’atteinte des objectifs fixés. Ce tableau offre la possibilité aux dirigeants d’avoir une vue d’ensemble en temps réel de l’évolution des activités de l’entreprise. C’est un véritable outil de pilotage proactif et implicatif.
Depuis plus de 15 ans maintenant, je travaille sur des sujets liés à la BI et à l’amélioration des processus. J’ai participé à un grand nombre de projets en tant que leader technique sur de nombreuses technologies.
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