Le Catalogue Achats est la première arme pour réduire ses dépenses

catalogue achats : première étape pour réduire ses dépenses

Puisque le réduction des dépenses est une priorité, j’ai décidé d’aborder ici le sujet du catalogue achat!

En effet, c’est pour moi un des premiers leviers à activer. Ce n’est pas un nouveau sujet, puisque déjà avant la pandémie, la réduction des coûts était un sujet prioritaire pour 75% des directions Achat.

Comme indiqué dans mon précédent article, j’ai compilé dans un livre blanc et une série d’articles, quelques actions possibles pour réduire les coûts.

Voyons donc quels sont les premières actions que l’on peut lancer dans le domaine des achats!

Contrôler ses achats… tout simplement!

Contrôler ses achats

La première étape d’une réduction des coûts dans le domaine des achats c’est déjà de surveiller ce qui se passe!

En effet, dans de nombreuses organisations, il y a beaucoup de dépenses qui ne sont pas du tout contrôlées ou vérifiées. Sans penser à mal (fraude, escroquerie…), il est possible que ces factures contiennent des erreurs. Ainsi dans le domaine des factures Télécom, certains spécialistes comme Christophe Merré de ConsoTel estiment que «par manque de temps, de ressources ou de compétences, 85 % des entreprises ne vérifient jamais leurs factures télécoms alors que le taux d’erreur est de 5 à 10 %».

Contrôler ses achats est donc une bonne pratique qui va vous permettre d’avoir une idée (un peu plus) claire de ce qui se passe. C’est une première photo de votre catalogue Achats. L’idéal est d’avoir une Vue 360 de son portefeuille d’achats.

Dès lors, posez-vous la question de savoir dans votre entreprise qui peut engager quels coûts! Et jusqu’à quel montant? Demandez-vous également comment les factures reçues sont validées… Vous risquez de vous rendre compte qu’il y a des failles. Alors bien sûr, il faut faire confiance à ses salariés. Mais d’un autre côté, il faut aussi savoir ce qui se passe.

Je me souviens d’un grand groupe industriel, pourtant expert en achats par ailleurs, qui dépensait chaque année plusieurs millions d’Euros de dépenses sur facture… Autrement dit, la première existence officielle de ces achats c’était la réception d’une facture fournisseur par le service comptable… Bien entendu, difficile pour eux de vérifier quoi que ce soit.

Massifier les achats

Dans la même idée, il peut être intéressant de “massifier”. C’est à dire de consolider ses achats sur moins de fournisseurs. On cherche alors à bénéficier d’un effet de volume. Le fournisseur qui bénéficie d’un volume d’activité supérieur avec votre organisation peut en effet concéder des économies. Il s’agit soit d’efforts financiers en attribuant des remises sur des volumes plus importants (c’est le cas typique de remises de fin d’année).

Il peut également s’agir d’économies d’échelles. Si par exemple le fournisseur livre autant de livraisons qu’avant, mais un volume de produit plus important, alors, le coût marginal d’une livraison soit réduit. Cette réduction des frais du côté du fournisseur peut être répercuté en réduction côté acheteur. Ainsi, le programme PHARE qui porte sur les dépenses de la fonction publique hospitalière, atteint des gains de l’ordre de 5 à 10% du fait de la mutualisation des achats. C’est d’ailleurs ce que d’autres entités ont pu également constater.

Pour rester dans le domaine hospitalier, on peut se demander, si, dans le contexte récent de pandémie que nous avons connu, la centralisation des achats n’a pas entraîné d’autres difficultés d’approvisionnement. Toujours est-il que la massification des achats est un des leviers qui peut être activé pour chercher des optimisations de coûts.

Notons également, qu’en plus de la réduction directe de vos coûts d’achat, il est possible de bénéficier de gains également de votre côté en ce qui concerne les procédures opérationnelles. En effet, moins de fournisseurs, c’est moins de commandes, et moins de cas particuliers à traiter… On évite alors des coûts de process. Les articles suivants aborderont ce point.

Rationaliser son catalogue Achats

Rationaliser son catalogue Achats

De plus, dans la continuité de cette réflexion sur le sourcing, on trouve le fait de rationaliser son catalogue d’achats.

C’est en effet une bonne façon de massifier (et aussi au passage de mieux piloter) les achats. Ainsi imaginez que vous ayez l’habitude de commander 20 modèles d’ordinateurs portables chez 5 fournisseurs différents, parce que par exemple les achats de PC sont décentralisés. Il y a alors de fortes chances que ces PC aient des caractéristiques semblables. Il vous sera ainsi possible de rationaliser, autrement dit de réduire le nombre de configurations et de fournisseurs. Si vous limitez finalement à 3 configurations possibles même chez des fournisseurs différents, vous aurez de facto massifié vos achats. Si votre volume d’achat est suffisant vous aurez ainsi la possibilité de négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs retenus.

L’idée de la rationalisation c’est aussi l’idée de la standardisation. Si au lieu d’acheter uniquement des cas particuliers, vous arrivez à limiter les achats particuliers (achats “ad-hoc” ou “hors catalogue”). Vous aurez à l’inverse plus d’achats qui seront des achats standards. Les produits standards, sont en général moins chers, voire ils relèvent du “consommable”.

Pour engager ces démarches de rationalisations il faut toutefois bien comprendre les besoins et les caractéristiques attendues de la part des opérationnels. Sans quoi, vous risquez de faire des économies, oui… mais au dépens de leur efficacité!


Les sujets qui m’intéressent le plus sont Data, Organisation et Temps Réel !

N’hésitez pas à me faire un retour sur cet article ou à me contacter sur LinkedIn pour partager nos actualités!  Andrea

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