Dans la suite de mes précédents conseils pour construire son Tableau de Bord RH, j’ai voulu vous donner un exemple de Tableau de bord RH. Finalement, emporté dans mon élan, j’en ai fait trois ! 🙂 Tous sont bien entendu fictifs et avec des données générées aléatoirement.
J’ai utilisé une représentation possible dans Excel et non pas des outils de Business Intelligence plus avancés. L’idée est de prendre des exemples qui soient les plus accessibles possibles !
Un 1er Exemple de Tableau de Bord RH : l’informatif
Des Infos générales…
J’ai voulu commencer par ce qui serait presque un contre-exemple…
Dans cet exemple, j’ai repris des informations d’ordre général
- le nombre de salariés
- la masse salariale annuelle
- la répartition Femmes/Hommes
- la pyramide des âges (par sexe)
- le salaire moyen par sexe
- le nombre de salariés par département
- la répartition des salariés par type de contrat
- et enfin la répartition des salariés par grade (ou classification)
Voici ci-dessous un exemple supplémentaire de tableau de bord RH venant de la solution Toucan Toco, présentant les effectifs et la masse salariale.
… ne suffisent pas!
Ce sont des données intéressantes dans l’absolu mais qui ne me semblent pas refléter un « bon » tableau de bord.
Pourquoi est-ce intéressant ? Parce que bien sûr, savoir le nombre de salariés et leur répartition est utile. De même, des indicateurs sur l’égalité salariale doivent être suivis.
Pourquoi je ne suis pas sûr que ce soit un « bon » exemple de Tableau de Bord RH ? Parce que ces informations ne sont pas très « actionnables ». Ce sont des informations de très haut niveau. Elles ne peuvent pas vraiment servir au pilotage des effectifs et ne vont pas supporter la prise de décision.
Alors quand faut-il prévoir ce type de Tableau de Bord ? Quand on est plutôt dans du reporting. C’est-à-dire lorsqu’on doit « rendre des comptes » et afficher par exemple un bilan social, ou encore des indicateurs RSE. Ce type d’informations relèvent du réglementaire. On peut y associer des cibles, mais il faut le décliner de façon plus précise.
Un 2ème exemple de Tableau de Bord RH : l’évaluateur
Objectifs et Évaluation
Voici un deuxième exemple de Tableau de Bord RH. Dans celui-ci, nous avons essayé d’intégrer quelques notions développées dans nos précédents articles, sur le Tableau de Bord et en particulier sur le Tableau de Bord RH.
Bien sûr, il s’agit d’un « dashboard dynamique » très simple pour illustrer notre propos.
Ce que j’ai voulu mettre en avant sur cet exemple, c’est d’abord, bien sûr, des résultats. Ici un nombre de recrutements et un taux de turn-over.
Ce sont donc des objectifs très opérationnels. On peut ici imaginer que l’équipe RH (ou son/sa responsable) ait des objectifs concrets et chiffrés sur ces points. Ce sont peut-être même ces éléments qui vont déterminer sa prime !
Trois petites remarques…
J’en profite pour faire quelques observations :
- Quand on parle de réalisations à date, vous verrez (ou pourrez utiliser) l’abréviation « YTD ». Cela signifie tout simplement (en anglais) Year-To-Date. Il s’agit donc d’un chiffre ou d’un indicateur qui est calculé sur l’année en cours et jusqu’à la date du jour (ou le mois ou la semaine en cours).
- Il y a parfois un débat sur ce qu’on appelle le Taux de turn-over. Ce qui est le plus logique, c’est d’y voir ce qu’on appelle un « taux de rotation des effectifs ». C’est-à-dire qu’on prend
- les entrées (nouveaux salariés) et les sorties (départs de toute nature) sur une période
- que l’on divise par 2 [entrées + sorties)/2]
- et on divise le tout par l’effectif de départ (en début de période)
- Ainsi, si j’ai 10 entrées et 10 sorties sur une année et un effectif de départ de 100, j’ai des effectifs stables mais un taux de rotation de 10%.
- Un taux de rotation de 0% signifie qu’il n’y a eu aucune variation et un taux de 100% signifie qu’il ne reste plus personne par rapport au début de période !
- Je trouve que ce taux de rotation est utile dans le cadre d’une société dont les effectifs sont stables. Dans notre cas, comme j’ai pu déjà le dire nous sommes sur une logique de forte croissance. En conséquence, si par exemple
- on a Zéro départs, mais 20 embauches, sur 100 personnes au départ, on aurait un taux de rotation de 10%…
- Or le taux de turnover a souvent une connotation négative
- c’est pourquoi dans notre cas, nous avons préféré calculer un taux de départ subi, c’est-à-dire se concentrer sur les effectifs qui ont quitté la société alors qu’on aurait voulu les garder… C’est un indicateur qui nous semble bien plus pertinent !
Que dire sur cet exemple de Tableau de Bord RH ?
Ce que j’ai voulu illustrer dans cet exemple c’est que le résultat et les indicateurs (ici, les 15 recrutements et le turnover de 14,5%) ne sont intéressants que si on les évalue.
L’idée de cet exemple de Tableau de Bord RH c’est d’avoir rapidement les éléments qui permettent de comparer et d’analyser les chiffres. C’est ce qui va permettre de se faire rapidement une idée de la situation.
Ainsi, l’historique des embauches semble ici relativement linéaire. Vraisemblablement on est sur une tendance de fond qui tourne à 2 embauches par mois. Du coup, les 10 embauches manquantes sur 4 mois sont en risque.
De même, le visuel des 15 sur 25 va pouvoir prendre un code couleur pour illustrer le risque (en rouge et/ou en orange).
Enfin, le taux de turnover pourrait être comparé à celui de l’année passée. Mais j’ai préféré illustrer ici d’autres comparaisons. L’objectif d’abord, ici de 12% montre qu’on est en décalage par rapport à l’ambition initiale.
Le Benchmark est également intéressant, notamment pour ce taux de rotation. On voit que notre performance (14,5%) est meilleure que celle du secteur d’activité dans lequel notre société fictive évolue (17%). Toutefois, notre taux est bien supérieur à celui du « Best-In-Class », c’est-à-dire le meilleur du secteur. Se comparer au meilleur est souvent frustrant, mais c’est une très bonne façon de viser l’amélioration !
Ce qui est important sur cet exemple de Tableau de Bord RH c’est qu’il positionne tout de suite (i) les résultats, par rapport à (ii) des objectifs opérationnels et (iii) l’environnement externe.
Un dernier exemple de Tableau de Bord RH : l’hyperactif
Toujours se raccrocher aux objectifs
Dans cet exemple de Tableau de Bord RH, j’ai voulu ancrer véritablement le Dashboard dans une logique d’action. Il s’agit cette fois de se concentrer, et de piloter, non pas les résultats (par rapport aux objectifs). L’idée est ici de se concentrer sur les moyens mis en œuvre pour réussir la mission.
Dans cet exemple j’ai donc pris des éléments qui relèvent des objectifs et de leur évaluation. C’est le cas pour :
- un nombre de personnes certifiées (ou formées) depuis le début de l’année qui est situé par rapport à un objectif
- un suivi du budget formation qui distingue
- le budget total (100%)
- l’engagé (90%) c’est-à-dire en tenant compte des formations prévues (et qui peuvent peut-être subir une annulation)
- le réalisé (65%) c’est-à-dire les formations déjà réalisées (et qui sont donc à payer – le budget ne pourra pas être récupéré)
- le taux de réponse à un sondage interne mensuel avec un objectif de réponse associé
La particularité de cet exemple de Tableau de Bord RH
Comme vous le voyez, j’ai également indiqué une information générale avec une répartition des réponses aux sondages internes qui permet de mesurer la satisfaction des salariés.
J’ai souhaité remettre cette donnée purement informative, parce que dans le cas présent, elle me permet de décider d’actions. Je peux en fonction des derniers résultats constatés, ajuster mon plan d’action.
Car ce qui est différent par rapport aux précédents exemples de Tableau de Bord RH donnés plus haut, c’est que sur ceux-ci j’ai directement indiqué le plan d’action. On peut très bien décider de les mettre directement dans le « Dashboard ». Un tableau de bord ne se limite pas forcément à des indicateurs uniquement.
Ainsi dans cet exemple de Tableau de Bord RH, on a regroupé actions, indicateurs et graphiques selon deux axes:
- d’un côté, les formations et actions associées
- de l’autre la satisfaction des salariés avec des actions différentes.
En conclusion
Bien sûr, il ne s’agit là ce que de quelques exemples et avec des données théoriques et fictives. Gardez en tête les principes que j’avais détaillés pour construire un tableau de bord.
Si vous cherchez d’autres idées d’indicateurs à ajouter, il existe de nombreux sites spécialisés, qui détaillent notamment des méthodologies pour créer des tableaux de bord. Je vous cite quelques-uns que je ne connais pas plus que ça, mais qui semblaient assez fournis : ePaye, Cegid, Exclusive RH.
J’ai volontairement laissé de côté les aspects techniques et les éventuels outils qui permettraient de faire des restitutions plus sympathiques. D’où le fait de se limiter à Excel.
N’oubliez pas que le Tableau de Bord RH est un outil managérial. Il doit donc être utile et permettre à son utilisateur de prendre de bonnes décisions et au bon moment. Ce n’est pas un tableau qu’on affiche dans son bureau pour faire joli… Pour ça, privilégiez plutôt un magasin de décoration !
Les sujets qui m’intéressent le plus sont Data, Organisation et Temps Réel !
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Andrea