Le tandem gagnant RPA et Lean Management

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Aimer ou détester le lean management ?

J’adore réaliser des projets d’amélioration continue avec le lean management. Certains aiment aller au cinéma, faire du sport, lire, moi, j’aime faire du Lean. Si je voulais être un peu provocateur, je pourrais dire que dans un projet d’amélioration continue, j’y retrouve beaucoup de tout cela… C’est instructif, sportif et passionnant !

J’ai du plaisir à essayer de comprendre les différents métiers et secteurs, pourquoi tant de personnes le font, “comment ça marche ?”.  Et, mon plaisir ultime, réfléchir à améliorer la façon de faire.

Je déteste faire toujours la même chose ! Surtout quand j’ai l’intuition qu’elle pourrait être réalisée pour tout ou partie par une application ou quelqu’un d’autre… Et ainsi, pouvoir me concentrer à des tâches plus intellectuelles et donc à plus grande valeur ajoutée.

La robotisation a fait ses débuts dans l’Industrie dès les années 90. Néanmoins, elle n’est apparue dans le secteur du Service que depuis quelques années. C’est un parallèle frappant avec celui du Lean management.

Le RPA combiné au Lean Management, ça donne quoi ?

L’association n’a rien d’étonnant. Une simple session d’observation (Gemba Walk dans le vocable Lean Management) nous permet de constater l’inefficacité de nos activités de service au quotidien.

Par exemple, en fin de mois, la saisie des congés des collaborateurs dans un fichier est clairement effrayante. Plusieurs étapes sont nécessaires rien que pour ouvrir et se connecter à l’outil de suivi des congés. Puis, il faut filtrer pour obtenir les différents types de congés (CP, maladies, RTT employeurs).

A cela, vient s’ajouter le constat de la non-complétude des informations avec l’outil tiers de suivi des temps. Et, enfin, l’export dans un fichier excel qui sera retravaillé pour rentrer dans le format demandé par le cabinet comptable (même s’il existe des standards !).

Au final, pour un export impeccable : une ½ journée de travail pour 70 bulletins de paie ! Je parle de travail, au sens le moins noble du terme, surtout laborieux, pour un DAF qui connait son sujet. Et pourtant… un ERP est bien là !

Donc, que faire ?

Cette activité est clairement candidate à la robotisation : tâches répétitives, risques d’erreur, timing serré… Autant d’arguments pour laisser cette tâche au RPA avec en prime l’envoi par email au cabinet comptable.

Libérer du temps aux sachants, fiabiliser son processus et être en capacité de faire face à un accroissement du volume à effectif constant. C’est bien la première phase de cette digitalisation! Il n ‘y a pas l’investissement coûteux que serait un changement d’ERP ou l’intégration de nouveaux services… Et pourtant, ça marche !

C’est aussi et surtout l’opportunité de l’optimiser : challenger la procédure et le processus, bousculer le “on a toujours fait comme ça” d’une société de moins de 8 ans (Sic!)… même si c’est dur à entendre et à accepter.

Avec le RPA, on peut aller loin !

Alors, j’adore présenter à mes clients des axes d’améliorations avec des “quick wins”. De plus, je les étonne lorsqu’ils se rendent compte du champs des possibles du RPA. En effet, grâce à des fonctionnalités comme la reconnaissance visuelle, l’intégration de modules “clés en main”, on accélère encore plus la transformation.

Pensez au jour où vous recevrez votre première facture en chinois (pour moi c’est déjà fait) ! Le RPA a été capable d’identifier le montant hors taxe, la quantité, la date, à la même vitesse que les autres  factures.

Pour paraphraser un célèbre slogan des années 70, “Le RPA est le couteau suisse pour la chasse au gaspi !”


Mes sujets préférés sont les processus, la data et l’excellence opérationnelle!

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Stéphane

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