Vous entendez sans doute parler, dans la presse, sur les réseaux ou chez les analystes, de RPA ou Robotic Process Automation.
Ce terme semble porteur de promesses incroyables. Il crée aussi, du coup, beaucoup d’attente. Essayons de voir ici ce qu’il en est.
RPA : rappelons ce que c’est !
Le RPA est un terme qui recouvre les logiciels dits d’automatisation des processus. L’idée est d’automatiser des tâches et étapes d’un processus métiers. Le but est que ce ne soit plus l’opérateur mais le robot qui effectue ces tâches.
Les dites-tâches sont en général, des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée (voir plus bas). D’ailleurs, pour que ce soit intéressant, il faut que les opérations qu’on cherche à automatiser, se produisent un très grand nombre de fois. Essayer d’automatiser une tâche qui n’arrive qu’une fois par an n’a aucun intérêt !
Le point important, c’est qu’avec la RPA, on va reproduire le parcours et les opérations d’un utilisateur. On va donc passer par les écrans et l’interface « IHM » des applications pour effectuer les opérations à la place de l’opérationnel.
En cela, les logiciels de RPA se distinguent d’intégrations plus techniques, que l’on retrouve dans le SOA ou le l’API Management .
Parmi les cas d’utilisation les plus courants, on retrouve les usages suivants :
- Copier des données d’une application à l’autre
- Extraire et convertir des données
- Gérer automatiquement des boites mails
- Établir du reporting ou préparer des tableaux de bord ou des indicateurs
- Manipuler, transférer, archiver des fichiers
Il s’agit donc, encore une fois, d’éliminer des tâches à faible valeur ajoutée. Ce ne sont pas les opérations critiques qui sont automatisées. On va au contraire, essayer de libérer du temps à l’utilisateur pour qu’il se concentre dessus !
RPA : un marché en forte croissance
On peut toujours se méfier des analystes (et il faut sans doute souvent le faire !), mais force est de constater qu’ils sont tous d’accord !
Ainsi, le Gartner, dans son rapport de 2019, estime que la RPA est le segment du marché du logiciel qui augmente le plus. En 2018, le Gartner constatait une augmentation de 63 % du marché mondial.
De même le cabinet OPEX, spécialisé dans l’excellence opérationnelle, estime en 2019 que 41 % des projets d’amélioration concernent aujourd’hui l’automatisation des processus. C’est donc une des priorités du moment !
Enfin le cabinet McKinsey a estimé dans une étude datant de 2019, que l’on pouvait, en général, automatiser la moitié des tâches des opérateurs ! Incroyable, non ?
Les analystes et les professionnels du secteur, ainsi que les premiers clients, attendent des réductions de gains de productivité phénoménaux suite à la mise en place de logiciels de RPA.
Pourtant, l’atteinte des résultats attendus est loin d’être gagnée. En effet, ces mêmes analystes, estiment que les entreprises n’identifient pas la moitié des opportunités d’automatisation ! Elles passent purement et simplement à côté, et ces dernières restent insoupçonnées. C’est sans doute pour cela, que seulement 4 % des entreprises ayant mis en œuvre du RPA ont dépassé le seuil psychologique de 50 robots en production, c’est-à-dire 50 processus partiellement automatisés. Cela signifie que l’utilisation n’est pas encore généralisée.
Pourquoi ? Qu’est-ce-qui freine ? Tout simplement le fait, que, contrairement à la promesse, la réduction de coûts n’est pas toujours évidente. Toujours selon McKinsey, pour 40 % des robots déployés, le métier ne constate pas de bénéfice au robot!
La clé, c’est d’identifier les bons candidats au RPA
En effet, le RPA n’a jamais que la valeur du processus qu’il optimise.
Le ROI du projet en dépend
Si votre processus n’est pas mûr, s’il ne s’exécute que dans un nombre limité de cas, s’il contient des tâches qui sont de toute façon inutiles… Autant de situations dans lesquelles, le RPA n’aura qu’un bénéfice limité. Il est donc très important de choisir les processus qui peuvent être améliorés et qui donneront des gains de productivité.
De plus, on estime que les coûts d’un projet RPA ne portent qu’à 30 % sur la mise en œuvre technique (développement et déploiement). 70% des coûts sont en réalité liés à l’analyse préalable et la conception du robot !
Choisir les bons candidats joue donc directement sur le ROI d’un projet RPA. D’un côté, on risque de perdre de l’énergie sur l’analyse, ce qui « plombe » l’investissement. D’autre part, on risque de réduire les bénéfices obtenus parce qu’on a choisi le mauvais processus.
Des outils pour préparer et comprendre
Voilà pourquoi je préconise de plus en plus l’utilisation de logiciels comme le Process mining ou la task mining dans le cadre d’une étude préalable. Ces outils relèvent de ce que l’on appelle la Process intelligence. Ils visent à mieux comprendre les activités telles qu’elles se sont réellement déroulées. Elles reconstruisent la modélisation à partir de la réalité et non de la théorie.
A partir de là, on peut choisir le périmètre du projet RPA, et non plus sur l’impression et le ressenti des managers. On se fonde désormais sur des faits et des données réelles. Cela permet aussi de mieux estimer les gains attendus et de gérer les attentes des sponsors !
Au final, le RPA promet beaucoup d’économies et d’améliorations dans la performance opérationnelle. Mais encore faut-il, comme souvent, bien cadrer et bien gérer son projet.
Mes sujets préférés sont les processus, la data et l’excellence opérationnelle!
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Stéphane