Comment bien préparer son PI planning SAFe ?

PI planning SAFe

Le Program Increment Planning ou PI Planning SAFe, est l’un des rituels les plus importants du framework Safe. S’effectuant en 2 jours et réunissant plus d’une centaine de collaborateurs dont l’ART, l’Agile Release Train, cette cérémonie a pour but de définir les objectifs à atteindre à la fin du prochain Program Increment (8-12 semaines). Gérer un événement d’une telle envergure peut paraître complexe dans un premier temps. Mais avec une bonne préparation et coordination, tout se fait aisément ! C’est ce que nous allons voir ci-dessous.

Tout d’abord, à quoi sert un PI planning SAFe ?

Avant de vous dévoiler les conseils pour bien préparer un PI planning, il est important d’y assimiler son objectif et les nombreux avantages que cet évènement propose.

Comme évoqué ci-dessus, le but de cet évènement est de partager la vision business du programme et d’obtenir un alignement global de tous les participants sur l’objectif à atteindre. Pendant ces 2 jours d’ateliers, les participants, qu’ils soient développeur, partie prenante, architecte, devront interagir et collaborer tous ensemble. Cela passe par des ateliers, afin d’identifier les potentiels risques et impacts sur leurs périmètres, l’estimation des tâches, la définition des dépendances entre chaque équipe ou fonctionnalités, etc…

Même s’il est modulable, il existe notamment un programme prédéfini par SAFe comme ordre de cérémonie, pour structurer ces 2 journées et ainsi faciliter les échanges.

Un tel évènement permet d’obtenir :

  • De la visibilité et une transparence pour tous. Chaque participant a le même niveau d’information et connaît ces objectifs sur le court, moyen et long terme.
  • Le développement d’une équipe soudée. Il s’agit en effet d’avoir de la proximité, pouvoir échanger et connaître son interlocuteur, pour permettre de briser certaines barrières et ainsi faciliter le travail en équipe
  • Un gain de motivation. Ayant une vision partagée, des accords communs entre certaines équipes et un engagement collectif, tout est structuré pour réussir au mieux ce Program Increment.

Cet évènement est déterminant pour la bonne réalisation et à l’avancée du programme. Le nombre conséquent de participants et le temps imparti peuvent être problématiques dans la préparation ou l’animation d’un PI planning SAFe. C’est pourquoi une bonne préparation est primordiale, voici donc quelques conseils que nous vous proposons.

Bien préparer son PI Planning

1. Préparer la direction et les porte-parole de la cérémonie

Lors du PI planning, de nombreux interlocuteurs, que ce soit des managers, référents métiers, auront un temps de parole et interviendront pour expliquer leurs périmètres et exprimer leurs visions. Ils doivent être au courant et comprendre leur rôle à effectuer. C’est pourquoi il est vivement conseillé d’effectuer plusieurs ateliers en amont avec toutes les personnes qui vont intervenir, afin de leur présenter un premier plan du PI planning SAFe. Il est là aussi question de définir les participants. Notamment les stakeholders qui devront être présents lors de la cérémonie. Mais également d’évoquer les besoins pour le prochain PI, la roadmap sur le long terme etc. Suite à cet atelier, plusieurs éléments sont à définir. Comme l’objectif du PI, les différents ateliers de travail ou encore le temps de parole. Ces points doivent être compris et validés par tous.

2. Préparer les Product Owner et Scrum Master

Afin de faciliter et fluidifier les travaux lors de l’évènement, tout doit être prêt en amont. Une préparation est alors nécessaire de la part du Product Owner. Notamment dans la priorisation du backlog, la préparation des users stories, un affinement ou encore un découpage des features.

Le Scrum Master doit avoir également au préalable pu calculer la vélocité de son équipe, afin de pouvoir communiquer facilement sa capacité.

3. Préparer le lieu en avance

Réserver une salle de 150 personnes, les paperboards, les post-it, le microphone, les écrans… Tous ces éléments sont à prendre en compte et ne seront pas présents le jour J en un claquement de doigts ! Etant donné qu’il y a un nombre conséquent de personnes pour 2 jours de travaux, les conditions doivent être optimales et confortables. Le choix de l’emplacement des ateliers, la mise en place des différents tableaux, du program board, et même des visios pour ceux à distance, sont des éléments à prévoir. Tout doit être réfléchi pour faciliter la compréhension et les échanges entre les équipes. N’hésitez donc pas à chouchouter vos participants pour qu’ils puissent travailler de manière efficace.

4. Faire un PI Planning blanc

Cela serait embêtant d’avoir des confusions pendant l’évènement, n’est-ce pas ? Il est parfois compliqué de rassembler tous les porte-parole mais une session d’entraînement est importante à effectuer. Cela permet de réussir pleinement ce type d’évènement. Il a pour but dans un premier temps d’exercer les intervenants dans leurs discours et par la suite de rectifier ou valider certains points si nécessaire (plan du programme à modifier ou besoin à changer).

On dit souvent que les premiers PI Planning sont compliqués. C’est en effet le cas, car c’est un exercice assez complexe à mettre en place vu le nombre d’intervenants. Il n’y a pas de secret, pour réussir, il ne faut pas négliger sa préparation ! Il faut s’exercer continuellement et j’en suis sûr qu’au fil du temps, tout deviendra plus simple !

Merci à David d’avoir co-écrit cet article !

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Nidhal

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