Beaucoup de dirigeants et d’équipes opérationnelles vous le confirmeront, il n’existe pas de projet bien mené sans un tableau de bord précis pour suivre son avancée. Mais comment construire un tableau de bord projet aussi efficace pour le suivi des tâches que pour le monitoring de la rentabilité ? On vous donne les clés pour vous garantir le succès.
Les basiques du tableau de bord projet
Avant d’aborder les parties plus opérationnelles, commençons par définir ce qu’est un tableau de bord projet ainsi que son utilité.
Définition du tableau de bord projet
Le tableau de bord (ou dashboard en anglais) est un outil qui permet à plusieurs collaborateurs de suivre l’avancée d’un projet. Il présente de manière synthétique tous les éléments et indicateurs clés qui permettent à la fois :
- D’organiser le jalonnage, lister les tâches et de les assigner aux différentes parties prenantes au projet
- De signaler des retards ou des écarts avec les objectifs finaux
- De prendre des décisions et de mettre des correctifs en place quand des alertes sont remontées
Qui sont les utilisateurs du tableau de bord ?
Puisqu’ils offrent un point de vue synthétique (macro ou détaillé selon les vues), les dashboards se partagent avec les équipes opérationnelles mais aussi la direction :
- Le chef de projet pilote l’ensemble de l’organisation avec son TDB.
- Les collaborateurs connaissent leurs tâches et les deadlines associées.
- La direction peut monitorer le budget (ressources allouées) et utiliser le tableau de bord projet comme base pour nourrir les comités de pilotage.
Comment créer un tableau de bord ?
Afin qu’il soit pertinent et exploitable par tous les intéressés, le tableau de bord projet se construit en suivant des étapes clés :
1- Poser les besoins de chacun
Dans un premier tableau, listez les parties prenantes et rattachez pour chaque : les objectifs finaux, besoins, indicateurs et périodicité de mise à jour des informations. Ceci vous permet de déterminer si un seul TDB est suffisant ou s’il faudra en construire plusieurs pour différents utilisateurs. Un simple tableau Excel peut suffire à ce stade.
2- Que mettre dans votre tableau de bord projet ?
Les tableaux de bord se personnalisent en fonction de chaque mission. Cependant, plusieurs éléments sont impérativement à intégrer :
- Le périmètre du projet : un listing des tâches
- Les délais : une date de début, de fin et des jalons entre les deux
- Les budgets : les coûts de chaque ressource utilisée ou tâche à effectuer
- Les KPI : les indicateurs clés à suivre de près
- Le design : intégrer un code couleur ou un système d’icônes représentatif de l’état de santé du projet
Sur la timeline, on maintient, jusqu’à la fin du projet, la liste des travaux qu’ils soient passés, présents ou à venir. Le tout permet d’avoir une vision globale et d’en tirer les enseignements pour d’autres missions.
Un tableau de bord projet dynamique
Pour gagner en fluidité et réactivité, pensez à utiliser ou à construire des tableaux de bord projet qui permettent en temps réel de :
- Suivre les écarts entre les objectifs et la réalité (deadline, budget min/max, retour sur investissement…)
- Automatiser les processus de reporting via des règles de gestion personnalisées
- Organiser la collecte d’information pour enrichir le tableau de bord projet (saisie manuelle régulière, exports CSV automatiques…)
Quel outil choisir ?
Il n’y a pas de règles en la matière. Il peut s’agir de simples feuilles de calcul Excel si vous maîtrisez l’outil, mais d’autres logiciels (payants ou gratuits) sont aussi disponibles : Asana, Trello, Teamwork, Favro, MaestroPROJET… À choisir selon vos habitudes de travail, votre maturité digitale et bien sûr vos besoins fonctionnels.
Les avantages de ces derniers, c’est que certains permettent un traitement de l’information et un partage en temps réel. Les templates sont aussi plus agréables à utiliser qu’un tableau Excel. Faîtes selon vos affinités !
Depuis plus de 15 ans maintenant, je travaille sur des sujets liés à la BI et à l’amélioration des processus. J’ai participé à un grand nombre de projets en tant que leader technique sur de nombreuses technologies.
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