L’année 2021 se termine et il est temps de faire le bilan. Je veux vous partager dans cet article l’histoire d’une mission commando, à savoir un exemple de projet BI, pour un de nos prospects. Cette histoire s’est passée cette année et les faits décrits ont tous bien eu lieu. Le point de vue présenté sera technique.
L’objet de la mission
La mission est assez classique en soi. L’entreprise qui nous a contacté est en forte croissance, experte dans son domaine industriel. Les processus ont déjà migré dans des ERP. Mais le reporting est toujours fait maison, entendez par là « sous Excel », alimenté par des extractions des systèmes applicatifs. La croissance de cette société se traduit aussi en termes de données et la consolidation à la main des indicateurs au niveau direction est de plus en plus chronophage et complexe à sortir. Ils cherchent donc un moyen d’automatiser d’abord un certain nombre de reportings existant pour ensuite industrialiser la démarche. Cela permettra ainsi à l’ensemble du groupe de disposer d’indicateurs de performance d’activité.
La préparation du projet BI
Plusieurs sociétés sont identifiées pour répondre à la demande, mais c’est la nôtre qui est sélectionnée. Nous avons proposé un pilote en une semaine sur un périmètre défini à l’avance, avec l’utilisation de la solution Power BI, en mode SaaS. La solution de Microsoft est déjà connue en interne, le choix technologique n’est donc pas vraiment challengé. C’est surtout notre méthode et notre démarche qui intéresse. De plus, la promesse de création de valeur en moins de 5 jours est fortement attendue !
La réussite d’un tel projet sur une fenêtre de temps aussi courte nécessite un minimum de préparation en amont. En effet, il faut s’assurer que l’environnement client sera prêt dès notre arrivée et ne pas perdre de temps avec des questions de droit d’accès par exemple. Voici concrètement les différents échanges qui ont eu lieu :
- J’ai eu un premier entretien avec le responsable technique projet BI du client pour indiquer tous les prérequis d’accès et de disponibilité nécessaire au bon déroulé du projet. Comme l’accès aux bases de données, un accès à un poste de travail ou encore l’ouverture d’un VPN vers l’extérieur. Tous ces éléments ont été activés, testés et validés une semaine avant le démarrage, à distance.
- J’ai également réalisé une présentation de l’architecture de la solution Power BI : Desktop, déploiement cloud, activation d’une passerelle de données. Le compte Power BI du client a aussi été activé, testé et validé avec un déploiement test une semaine avant le démarrage, toujours à distance.
Le déroulement en 5 jours du projet BI
Toutes les conditions sont réunies pour que le projet se passe bien. Au moins d’un point de vue technique. C’est parti pour notre mission commando !
1er jour de projet
Lundi : nous faisons le déplacement chez le client pour une journée d’ateliers, quatre exactement. Le matin, un premier atelier avec le directoire de l’entreprise pour rappeler / partager les enjeux. Ensuite, un deuxième atelier dit métier pour cadrer les indicateurs de performance du périmètre identifié et leur source de données.
L’après-midi, deux ateliers techniques pour sonder les sources de données et identifier les bonnes requêtes dans les systèmes avec les sachants applicatifs.
2e jour de projet
Mardi : nous avons tout ce qu’il faut pour développer la solution. Tout s’enchaîne rapidement et un modèle de données métier est vite créé dans Power BI. Les premiers écrans sont là ! À la fin de la journée, une première revue des résultats est partagée avec le sponsor client du projet. Des ajustements visuels sont proposés et des valeurs d’indicateurs sont également vérifiés avec correction de formule de calcul si besoin.
3e jour de projet
Mercredi : les remarques de la veille sont prises en compte, et des améliorations sont apportées. Le reporting est déployé sur le cloud et le client peut déjà accéder à ses premiers dashboard pour tester l’ensemble. L’après-midi, un scénario de démo au directoire est préparé.
4e jour de projet
Jeudi : nous avons réalisé la démo au directoire, à la suite de quoi l’application passe en recette « éclair » d’une journée. La démo est l’occasion une nouvelle fois de recueillir des retours constructifs que nous avons pris en compte dans l’après-midi.
5e jour de projet
Vendredi : nous avons construit une proposition de roadmap projet présentée l’après-midi, avec le bilan global du déroulé du pilote. L’application pilote est disponible sur le cloud, ouverte aux utilisateurs autorisés. La connexion aux données live avec la passerelle de données n’était pas dans le périmètre. Cette partie est donc à planifier, mais le client peut mettre à jour les données depuis le desktop et un redéploiement.
Technologies utilisées
La mise en œuvre du projet repose sur la solution Power BI en mode SaaS. La solution de Microsoft est déjà connue en interne. Le projet s’est déroulé avec l’intervention de 2 consultants Mind7 Consulting. Un chef de projet métier, qui a animé les ateliers métiers, suivi l’avancement du projet au quotidien et testé la solution, ainsi qu’un consultant Microsoft Power BI qui a animé les ateliers techniques et a implémenté la solution (requête SQL, modèle de données, visuels).
En conclusion pour cet exemple de projet BI
Le pari est réussi et l’essai est transformé. Notre client dispose maintenant de son premier tableau de bord à jour et utilisable. Il a compris la démarche et peut se projeter sur l’ensemble des domaines de son activité. Dans les faits, il va d’abord mettre en place quelques KPI / dashboards supplémentaires sur le périmètre de son pilote sur la fin d’année, puis mettre en place un chantier d’industrialisation des indicateurs BI en 2022 afin d’accompagner et maîtriser sa croissance.
Si cette histoire vous parle et que la démarche vous intéresse, je peux en discuter avec vous !
Depuis plus de 15 ans maintenant, je travaille sur des sujets liés à la BI et à l’amélioration des processus. J’ai participé à un grand nombre de projets en tant que leader technique sur de nombreuses technologies.
N’hésitez pas à me faire un retour sur cet article ou à me contacter sur LinkedIn pour échanger sur ces sujets !
