BPM, c’est facile à mettre en place !

BPM : c'est facile

Le BPM, c’est quoi ?

L’acronyme BPM signifie Business Process Management, c’est-à-dire la gestion des processus métier. 

Ces solutions veulent optimiser l’exécution des activités métier. Comment? A travers la formalisation, la digitalisation et l’automatisation des processus.

Le BPM permet de garantir une vision uniforme des tâches à effectuer à l’ensemble des acteurs du processus. Il optimise donc, le temps de traitement des tâches.

Le BPM, à quoi ça sert ?

La vue processus en entreprise

En entreprise, on rencontre fréquemment deux cas.

D’un côté, les organisations qui n’ont pas du tout cherché à définir leurs processus métier. D’un autre, celles où les processus sont connus, mais… où chacun en a sa propre vision.

En effet, contrairement à ce que l’on peut croire, dans de nombreuses entreprises la gestion des processus, reste encore peu formalisée. La transmission est orale et les tâches relèvent parfois de l’artisanat ou de la compétence individuelle. 

Les fonctions majeures d’un BPM

Avec une solution de Business Process Management, l’ensemble des tâches et des interactions entre acteurs est pré-défini.

BPM : 5 fonctions

En effet,  une solution de BPM couvre 5 dimensions majeures:

  • la conception du processus
  • sa modélisation : on va ainsi formaliser et documenter les activités pour clarifier qui fait quoi…
  • son exécution : certains outils de BPM permettent de passer directement de la modélisation à la création d’une application simple. Pour cela, le modèle crée automatiquement des formulaires de saisie, règles de workflow et indicateurs à partir du processus modélisé
  • son pilotage : des tableaux de bord sont disponibles pour qu’un acteur sache sur quoi intervenir, notamment si étapes sont trop longues par exemple
  • et son optimisation : c’est une partie du BPM qui rejoint la Process intelligence avec la possibilité de faire du Process Mining et d’identifier des améliorations du Processus

Les bénéfices du BPM

Les avantages affichés par le BPM sont multiples :

  • Meilleure Visibilité : un processus bien décrit favorise la compréhension des enjeux par les utilisateurs.
  • Rentabilité :  réduire les délais de réalisation, accélérer les prises de décision, supprimer les tâches en doublon, optimiser les coûts. Donc, améliorer la productivité de l’entreprise.
  • Traçabilité : les outils de BPM proposent des solutions de monitoring intégrées qui vous permettent de mesurer la performance de vos processus. Toutes les actions réalisées étant tracées, vous pouvez connaitre les délais de traitement de chacune des étapes 
  • Agilité : si votre activité évolue ou si des dysfonctionnements sont identifiés, il vous permet d’adapter la modélisation du processus en quelques clics !

Comment le mettre en place ?

Mettre en place un BPM est ambitieux, mais simple.

Pour cela,  je vous conseille de suivre les étapes suivantes : 

  1. Identifier les processus stratégiques de votre activité (choisir les bons candidats) 
  2. Modéliser le processus en définissant les tâches pour chacun des acteurs ainsi que l’ordre des étapes de validation. 
  3. Paramétrer dans l’outil de BPM le processus, en créant les tâches, les acteurs, les étapes de validation.
  4. Créer les formulaires de saisie associés à chacune des tâches.

RPA-BPM1

Créer les formulaires de saisie associés à chacune des tâches.

RPA-BPM2

Le BPM est-il pertinent pour mon business?

Bien évidemment, tout dépend de votre secteur d’activité et de votre fonction. Néanmoins, je vous conseille fortement du BPM dans les situations suivantes : 

  • Nombre d’intervenants élevé sur un processus 
  • Processus complexe (combinaison multiples, interdépendance avec d’autres processus)
  • Probabilité forte d’erreurs humaines 
  • Evolution rapide de l’activité 
  • Volonté de « digitaliser » des opérations manuelles

Alors, si vous rencontrez une de ces situations, le BPM est surement fait pour vous !


Timothée de Lyon

Mes sujets préférés sont les données, les besoins métier et… le Développement Durable! Croyez-moi les 3 s’associent très bien!

N’hésitez pas à me contacter sur LinkedIn et me faire un retour sur cet article!

Timothée

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