Construire un tableau de suivi d’activité est important pour assurer le bon fonctionnement et le développement de l’entreprise. En effet, il constitue un outil de gestion efficace pour piloter les activités de l’entreprise.
Qu’est-ce qu’un tableau de suivi d’activité ?
Le tableau de suivi d’activité est un tableau sur lequel figurent les différents objectifs de l’entreprise. Les objectifs sont établis dans le tableau avec un ensemble d’indicateurs qui permet de suivre et de contrôler les activités de l’entreprise. Les indicateurs peuvent être des chiffres, des ratios et/ou des graphiques déterminant les objectifs financiers, économiques, commerciaux ou ressources humaines. En effet, le tableau de suivi ou tableau de bord est un outil d’aide à la décision. Il est alors primordial pour réorienter les tâches à faire le cas échéant afin d’atteindre les objectifs fixés.
Comment l’établir ?
Le tableau suivi d’activité est établi avec des indicateurs clés permettant de quantifier les objectifs de l’entreprise.
Pour pouvoir construire un tableau de suivi efficace, il existe plusieurs types d’indicateurs clés à prendre en charge. Tout d’abord, les indicateurs économiques sont utilisés pour mesurer les aspects financiers, la qualité, les coûts et les résultats. Ensuite, il y a les indicateurs physiques pour quantifier la quantité et la qualité des produits vendus, le traitement de la commande, la logistique ou la gestion de stock. Enfin, nous pouvons citer les indicateurs humains, qui définissent la performance de chaque employé qui exécute les tâches de l’entreprise. La définition de ses indicateurs vous permet de suivre et de comparer l’avancement des activités de l’entreprise.
Pour que ses indicateurs soient acceptés et utilisés, il convient d’identifier les acteurs qui en feront usage afin de les impliquer dans la définition des objectifs. La participation de chaque acteur facilitera l’exécution des tâches prédéfinies.
Une fois que les indicateurs clés sont fixés, il faut définir la présentation et la forme de votre tableau. Un bon tableau de suivi se doit d’être facilement compréhensible par tous. Pour sa compréhension, il peut être illustré par des formes graphiques ou des schémas.
La synthétisation d’un tableau se fait en fonction de la complexité des projets. Parfois, l’utilisation d’un tableau Excel suffit pour suivre les activités d’une entreprise. Excel peut être utilisé dans le cas où les activités et les intervenants dans l’entreprise ne sont pas nombreux. Cependant, dans certains cas, il est important d’utiliser un logiciel de gestion d’activité pour qu’un tableau soit pertinent.
Une fois mis en place, le tableau de suivi des objectifs doit régulièrement être actualisé. Il est donc important de mettre à jour les informations inscrites dans le tableau de bord.
Pourquoi établir un tableau de suivi d’activité ?
Pour la bonne gestion d’une entreprise, les dirigeants ont besoin de définir des indicateurs pertinents pour mieux les aider à la prise de décision. En effet, le tableau suivi d’activité synthétise les informations importantes afin de piloter efficacement les différentes tâches de l’entreprise. Il permet de suivre et d’exploiter les données clés de l’entreprise.
Ce tableau constitue un meilleur outil pour calculer l’écart entre la prévision et la réalisation. Il sert à alerter les dirigeants sur d’éventuels problèmes empêchant l’atteinte des objectifs. Une fois les écarts détectés, les dirigeants peuvent réaliser une analyse de ces écarts afin de déterminer les raisons. Grâce à cette analyse des indicateurs, vous pouvez ainsi corriger les actions à mener pour l’atteinte des objectifs fixés. Ce tableau offre la possibilité aux dirigeants d’avoir une vue d’ensemble en temps réel de l’évolution des activités de l’entreprise. C’est un véritable outil de pilotage proactif et implicatif.
Depuis plus de 15 ans maintenant, je travaille sur des sujets liés à la BI et à l’amélioration des processus. J’ai participé à un grand nombre de projets en tant que leader technique sur de nombreuses technologies.
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