Je continue ma lancée de petits conseils de mise en forme de tableaux de bord BI mais cette fois-ci dans le contexte particulier du suivi de projets pour une ESN. Je vous présente ici des possibilités de présentation des données, avec ce qu’il faut faire et ne pas faire. Les données utilisées dans ces exemples de tableaux de bord projet sont bien sûr fictives.
Les propositions suivantes sont construites notamment avec Power BI ou Toucan Toco, 2 solutions BI No code leader du marché. Les données sont récupérées à travers de simples fichiers CSV lues à travers les connecteurs standards des plateformes. Notez que les exemples restent assez simples dans le but juste d’illustrer les propos.
Ce qu’il ne faut pas faire : afficher seulement les données brutes
Ce premier exemple, est un exemple que je peux retrouver assez souvent sur des reporting construits sans se poser les bonnes questions. Il s’agit d’un écran Power BI.
Dans cet exemple, nous pouvons retrouver pêle-mêle :
- Le nombre de projets de l’année
- La rentabilité globale
- Le chiffre d’affaires total
- La répartition des projets par statut (en cours, terminé)
- Le classement des projets par chiffre d’affaires
Ces données sont vraies, c’est-à-dire qu’elles reflètent bien la réalité d’une situation à un moment donné, mais le problème est : quelle information pouvons-nous tirer de ces données ?
Les informations fournies dans ces exemples de tableaux de bord restent très générales, quantitatives principalement et non qualitatives. Est-ce que ce bilan annuel projet est bon ou mauvais ? Le responsable projet va-t-il avoir son bonus ? Faut-il porter un point d’attention particulier sur un projet en difficulté ?
Ce tableau de bord peut tout de même avoir son utilité, par exemple dans un contexte d’archivage d’une situation s’il est nécessaire de conserver les informations. Il peut s’agir d’une problématique légale (comptes comptables) par exemple.
De plus, l’ensemble n’est pas très attirant. Aucune charte graphique, aucun code couleur, aucune aide à la lecture des KPI.
Ce vers quoi il faut tendre : mettre en valeur des informations actionnables
Ce deuxième exemple reprend le même type d’indicateur que le premier, mais la mise en valeur des données est complètement différente. Un début d’histoire est visible. Il s’agit toujours ici d’un écran Power BI.
La première différence visuelle très importante est la présence d’une identité. Quelques éléments clés comme le logo et un fond, mais aussi une couleur de police spécifique pour les titres donne son identité au tableau de bord. Dans le cadre d’une industrialisation au sein d’une entreprise, cette identité doit notamment être reprise pour fidéliser les utilisateurs. Notez également l’encart texte à droite pour guider l’utilisateur : le contexte et les formules de calcul sont précisés.
Ensuite, 2 indicateurs sont clairement définis et mis en valeur dans un contexte propre. La rentabilité et le chiffre d’affaires sont présentés, confrontés à des seuils d’objectif et une évaluation en rapport à ces seuils. Les données sont maintenant une information lisible et interprétable.
Enfin, un détail est présenté pour chaque indicateur, permettant d’avoir un début d’explication sur le comment du résultat. Pour le CA, un graphique en bar permet de visualiser très rapidement les projets ayant encore une production importante à réaliser, pour la rentabilité, un flop 5 donne en un seul coup d’œil les moins bons projets. Ces informations sont des indices sur les actions possibles pour améliorer les KPI principaux.
Exemples de tableaux de bord projet pour les mobiles
En dernier exemple, une version de tableau de bord dont le design est complètement guidé par le produit en lui-même. Ceci permet de mettre à disposition une version mobile qui s’adapte complètement à l’expérience utilisateur sur ce format nomade. Il s’agit ici de capture avec la solution Toucan Toco.
Les indicateurs proposés restent les mêmes, chiffre d’affaires et rentabilité. Les données sont confrontées à des seuils d’objectif permettant d’évaluer un sentiment sur la performance, plutôt bon, plutôt mauvais.
Cette version va à l’essentiel sur chaque écran pour correspondre au format mobile : une page d’accueil avec quelques tuiles qui synthétisent les KPI suivis : chiffre d’affaires global, top 3 projets et rentabilité globale. À chaque tuile est associé un sentiment permettant une évaluation objective de la situation en un coup d’œil, invitant à l’action ou non. Il est alors possible d’avoir un détail sur les informations identifiées comme actionnables. Dans mon exemple, sur le chiffre d’affaires, le détail présente les projets avec un reste à faire plus ou moins important ce qui permet de savoir quel projet relancer et prioriser pour accroître le chiffre d’affaires vers la cible.
Ces quelques exemples de tableaux de bord projet en conclusion
Le tableau de bord projet parfait n’existe pas, tous les contextes sont différents et il faut à chaque fois adapter les informations à afficher selon l’objectif recherché. Cependant, je vous ai montré sur un cas spécifique des usages à éviter ou à privilégier. Ces usages sont duplicables à tous les contextes et ont fait leur preuve, il n’est donc pas question d’hésiter sur ces aspects de forme, pour se concentrer sur le fond !
Depuis plus de 15 ans maintenant, je travaille sur des sujets liés à la BI et à l’amélioration des processus. J’ai participé à un grand nombre de projets en tant que leader technique sur de nombreuses technologies.
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