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La GED, kesako ?

La Gestion Electronique de Documents (ou GED) est un vaste sujet. Aujourd’hui, chaque organisation est (ou a été) confrontée aux différents problèmes de classification, d’archivage, de transit de ses documents. Qu’il s’agisse des mails, des courriers, des contrats, factures, etc… difficile de s’y retrouver !

La GED répond à ces problématiques récurrentes de stockage, de classification et de recherche d’information. Voici une rapide synthèse de ces solutions.

A quoi ça sert ?

Nous sommes quotidiennement confrontés à la gestion de différentes sources documentaires (mails, courriers papier, factures, contrats, lettres d’informations, etc). Autant de paperasse qu’il faut gérer, traiter, valider, trier, et organiser. 

Ceci représente vite une grosse charge de travail. Il faut réceptionner, classer, partager, archiver l’information. De plus, le moment voulu, il faut la retrouver… Mais s’il gère mal ses documents, un collaborateur perd vite énormément de temps. Et comme le dit l’adage : le temps c’est de l’argent... Se doter d’une GED vise donc à améliorer l’efficacité opérationnelle. De plus, les GED apportent un réel avantage dans des démarches de saisie, de validation et de stockage d’informations/documents qui n’ont plus vocation à être modifiés.

Par ailleurs, certaines lois imposent l’archivage des documents sur des périodes plus ou moins longues (allant de 5 à 10 ans). Ainsi, les outils de GED permettent un archivage sécurisé des données et un gain de place dans les locaux. Quand on connaît le prix du m2 dans certains quartiers, il vaut mieux faire l’économie d’une salle d’archive, non?

De plus, elle permet l’accélération de la consultation des documents par l’ensemble de vos collaborateurs. De nos jours, beaucoup d’outils embarquent un moteur de recherche, et si ce n’est pas le cas, il est toujours possible d’en intégrer un.

Enfin, l’un des plus grands avantages d’un outil de GED est la réduction de l’utilisation du papier. Si vous êtes partisans d’actions écologiques, n’hésitez plus!

Fonctionnement de base d’une GED

Le fonctionnement d’une solution de Gestion Electronique de Documents est relativement simple.

Un document quel qu’il soit va être stocké avec une sorte de fiche d’identité qui contient des métadonnées ou des tags. Ces informations permettent d’avoir des informations utiles sur le document : catégorie, auteur, date de création, de modification, voire un court résumé ou un statut.

Ainsi, vous allez stocker « proprement » et donc retrouver sans souci :

  • les devis envoyés à tel client, par telle équipe, à telle date
  • les dossiers de remboursement reçus des clients
  • les justificatifs utiles à la comptabilité et transmis par des salariés ou des fournisseurs.
  • etc…

La plupart des GED intègrent aujourd’hui des solutions de numérisation. Ils sont donc prévus pour être associés à des scanners professionnels. On reçoit alors un document papier que l’on scanne automatiquement. Le document numérisé (image ou mieux pdf) devient ainsi un document archivé dans la GED.

Les étapes par lesquelles le document passe sont en général découpées comme suit :

  • Acquisition : le document est scanné ou enregistré manuellement par l’utilisateur
  • Traitement : on indexe le document (constitution ou utilisation des métadonnées)
  • Stockage : on archive le document en lieu sûr!

A partir de là, les utilisateurs vont pouvoir visualiser les documents ou modifier des données relatives à ces documents.

Une pièce centrale de la digitalisation

Mais les solutions de GED permettent d’aller plus loin. Une fois le document stocké dans ma GED, l’aventure ne s’arrête pas là. Au contraire elle commence!

D’abord parce que la GED va pouvoir extraire elle-même certaines données du document (bon… à moins qu’il ne s’agisse d’un document manuscrit auquel cas c’est plus compliqué!!). Ainsi le système remplit lui-même les métadonnées. A quoi ça sert? Tout simplement à auto-catégoriser. Si le système reconnaît un client, un type de document, une date, il va l’extraire et l’utiliser pour faciliter la saisie ou les recherches.

De plus, sur la base des informations extraites ou remplies, une GED offre la possibilité de gérer des workflows. Ainsi, je reçois une demande d’un client et j’en extrais des informations ou bien un opérateur va qualifier ce document. Sur cette base, la GED « route » le document à la bonne personne pour que cette dernière en soit informée et « traite » le cas échéant le document. Elle fournit alors une réponse au client, instruit son dossier, complète le document, etc… On s’approche alors d’une démarche de type BPM.

Par ailleurs, si on intègre les outils de GED dans une démarche globale. Il devient alors possible de gérer plus ou moins automatiquement les documents en intégrant soit des moteurs de règles soit des outils de type RPA permettant d’automatiser des tâches répétitives.

Enfin, certains documents gérés ont une dimension légale (des contrats, des attestations) et nécessitent une signature de deux parties (ou plus). Dans ce cas, il est intéressant d’intégrer dans le chantier de digitalisation une solution de « signature électronique ». Ceci permet de dématérialiser la transaction au sens légal. On évite ainsi le papier et on gagne du temps (cf. un mail va plus vite qu’un coursier et coûte moins cher!).

Deux mots pour conclure

Ainsi, la GED répond à de nombreuses problématiques. Ces solutions permettent de s’extraire des contraintes du papier et d’améliorer les activités opérationnelles. Certains éditeurs tels que IBM, Docuware ou encore Alfresco l’ont bien compris. Ils ont étoffé leurs offres au fil des années pour faire de la GED la pièce centrale d’une démarche de transformation digitale.

L’objectif est le Graal: Réduire les coûts, améliorer le service client et mettre ses processus sous contrôle… Rien que ça!

Du coup, à choisir deux mots, je dirai « archivage » et « efficacité ». Ça résume la fonction et l’objectif!

(Merci à Samy qui a co-écrit cet article!)


Mes sujets préférés sont les processus, la data et l’excellence opérationnelle!

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Stéphane

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