Un projet RPA vise à mettre en place une solution d’automatisation des processus (ou robotic process automation en anglais). Ce sujet est de plus en plus prisé dans un contexte de transformation digitale. C’est une technologie basée sur des règles et des logiques métiers, dont le but est d’automatiser et déléguer à des robots des processus métier plutôt que d’avoir un utilisateur humain qui s’en charge.
Beaucoup s’y intéressent. Voici quelques conseils pour préparer et mener votre projet.
Avant de lancer le projet RPA
Avant de vous lancer dans un projet de mise en place d’un RPA, il faut bien comprendre l’existant.
Identifier les bons candidats
En premier lieu, il est indispensable de comprendre où le RPA sera utile. Il faut identifier les processus qui prennent du temps, dont les délais sont long ou qui contiennent des tâches répétitives. Ce sont là les bons « processus candidats' ». Pour les repérer, utilisent préalablement des solutions de type Process Mining.
A partir de là, il faut analyser et décortiquer le fonctionnement détallé de ces processus et de ces tâches. Quels applicatifs sont utilisés, quelles règles de gestion (parfois implicites) sont appliquées par les opérationnels… En général, cette simple observation détaillée (de type Gemba Walk) permet d’identifier des gisements d’amélioration qui peuvent même parfois être mis en oeuvre tout de suite, sans attendre le projet !
A noter que certaines solutions intègrent des « sondes » (pour ne pas dire mouchards…) qui tracent les actions des opérateurs afin d’identifier les tâches qui pourraient être automatisées (répétition ou durée; copier-coller, etc…).
Prendre en compte les contraintes existantes
Pour éviter des dépenses inutiles et ne pas bouleverser les habitudes quotidiennes des salariés, le RPA doit s’adapter à vos outils (ERP, CRM, emails…) et systèmes IT déjà en place. Pour cela, vous devrez, vérifier les compatibilités, comparer les fonctionnalités des différents acteurs RPA du marché et mesurer leur capacité à s’adapter à vos outils.
Il faut donc choisir la bonne solution parmi les nombreux fournisseurs de solution RPA. Et pour cela, il faut tenir compte des attentes techniques et fonctionnelles, mais aussi bien sûr du budget.
Pendant le projet RPA
Itérer dans la réalisation des Bots
Au lieu de partir sur un plan de route complètement immuable, je vous conseille d’itérer dans la réalisation de vos Bots.
Il ne faut pas hésiter à prendre un cas simple (voire très simple) et essayer d’avoir des résultats tangibles et mesurables. A partir de là, on pourra progressivement étendre le périmètre. En matière de RPA, il vaut mieux éviter l’approche « Big Bang » dans laquelle on déploie tout d’un coup!
Surtout qu’un des aspects critiques du RPA c’est de gérer les exceptions et les cas particuliers. Le plus tôt vous confrontez votre robot à la réalité du terrain, le mieux c’est.
Communiquer, motiver et organiser
C’est sans doute la partie la plus importante ! Il est impératif de bien communiquer sur les apports de ces solutions. À défaut, les opérationnels risquent de mal prendre cette initiative qui vient empiéter sur leurs plates-bandes !
Au-delà de cela, il faut en profiter pour revoir les processus (puisque maintenant les équipes ne doivent plus réaliser certaines tâches) et former les opérationnels aux nouveaux modes de fonctionnement. Autrement dit il ne faut pas croire que le RPA est magique. Il faut clairement définir et accompagner la cohabitation entre l’humain et le robot.
Et après le projet RPA… C’est pas fini!
Avant même la fin du projet, il faut préparer l’après! Il faut notamment mettre en place une équipe dédiée (un Centre de Compétences par exemple) capable d’identifier où mettre en oeuvre du RPA, paramétrer et/ou réaliser les robots et enfin gérer la maintenance de ces robots. En effet, ils sont par définition très « adhérents » au Système d’Information. Il faut donc prévoir de les faire vivre en fonction des modifications de processus et des changements d’applicatifs (ex. nouvelle interface, nouvelles fonctionnalités). A défaut de le prévoir dès le début, les Robots risquent de ne plus fonctionner à la prochaine mise à jour applicative!
Il faut aussi mesurer les résultats. Cela peut sembler évident ou au contraire difficile à faire, mais ça me semble indispensable. D’abord pour vérifier si la promesse d’économie et/ou de gain de temps a été respectée. Mais aussi pour valoriser le travail des opérationnels et s’assurer qu’on a bien réussi à leur libérer du temps sur les tâches à valeur ajoutée. Ou a défaut, corriger le tir!
Mes sujets préférés sont les processus, la data et l’excellence opérationnelle!
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Stéphane
