Durant le confinement, les experts-comptables et leurs équipes ont été en première ligne. Dès le début, en pleine période de clôture de l’exercice fiscal, ils ont du épauler les entreprises fragilisées. Ou encore les accompagner dans les demandes de chômage partiel, dans le versements des primes exceptionnelles et aussi dans les prêts spéciaux de la BPI. Entre nouveaux aménagements des lieux de travail, rapport modifiés avec les collègues et les clients en lien avec le télétravail, le virus a entraîné de nombreux changements pour les comptables.
La pandémie transforme les locaux et les pratiques
Tous les cabinets et les services comptables s’accordent à dire que le virus a changé leurs lieux de travail. De nombreuses structures ont instauré des équipes réduites ou des roulements de manière à respecter la distanciation sociale. Certains open-space ont reçus aussi des cloisons ou des séparateurs en plexiglas. Les espaces communs ont subi des modifications : marquage au sol et distributeur de gel hydroalcoolique.
Si les professionnels ont déjà adopté la digitalisation via la GED, c’est plus compliqué pour leurs clients. Le travail sans contact n’est pas du tout dans l’ADN du métier et des PME/TPE françaises. La relation client doit pourtant se poursuivre en évoluant. Pour les discussions de bilan, le cabinet SFA, situé en Alsace a recours à la visioconférence accompagnée d’un document PowerPoint partagé avec le client. Le résultat s’avère mitigé. Percevoir les réactions des clients devient difficile. Notamment avec le dialogue à distance non verbal que l’on ne peut percevoir en non présentiel.
La transmission des pièces est un autre sujet épineux. Si la plupart des cabinets fonctionnent avec une gestion électronique des documents, certaines entreprises sont encore fidèles aux documents papier. Certains comptables ont déployés des trésors de pédagogie pour apprendre à distance aux clients à scanner les documents. Le grand cabinet Tacher Ascogex (3000 clients) a réservé une pièce équipée d’un bac de décontamination pour les irréductibles du papier.
Certains échanges, jusque-là impossibles à distance, se sont numérisés. Les comptables peuvent désormais déposer par courriel des actes de sociétés auprès des services de l’enregistrement. Le syndicat ECF demande quant à lui de « rendre accessible gratuitement à toutes et tous les professionnels un service de signature électronique du 17 mars au 15 juillet 2020, au moins ».
Un télétravail déjà dans les mœurs pour les comptables
De nombreux comptables, notamment ceux qui travaillent en entreprise, avaient avant l’arrivée du Covid, négocié des semaines comportant un ou deux jours de télétravail. Pour ces derniers, l’arrivée de l’épidémie n’a pas beaucoup changé leurs pratiques et leurs DSI étaient rodées à l’exercice.
Pour les cabinets les plus modestes, le passage au télétravail s’est organisé assez vite. Mais, le manque de préparation ne leur a pas permis d’être optimal dès la première semaine. SI sous-dimensionné, logiciels non interconnectés ou non disponibles dans le cloud et connexion Internet des salariés insuffisante font partie des problèmes évoqués.
Pour les réunions, certaines structures ont maintenu des visioconférences matinales pour répartir les tâches. Ou encore pour organiser le travail en binôme et ne jamais laisser un problème en suspens. Cela a permis de maintenir le lien, d’éviter que le collaborateur en télétravail ne se sente trop seul et ce système a préservé la dynamique de groupe.
Pour les clients, la Visio aussi a joué son rôle à plein. Certains ont retrouvé leur expert ou leur comptable habituel et malgré la distance, ils reconnaissent avoir pu échanger en face à face, comme avant.
Les professionnels tirent les leçons de cette crise sanitaire. Travailler à distance est même pour certains une méthode à pérenniser, ou du moins à développer, lorsque l’activité reprendra son cours normal. In Extenso indique réfléchir à l’organisation de ses collaborateurs en télétravail et à une digitalisation renforcée de sa relation client. Les contraintes liées à la crise ont sans doute accéléré la transformation digitale de la profession du chiffre.
Les risques et opportunités
Il est à noter que dans le domaine du « service » , la mise en place du télétravail est bénéfique mais peut comporter des inconvénients. En effet, il y a un risque de banaliser le service, voire de s’ouvrir à la concurrence et à l’offshore. Dans ce contexte, le comptable doit apporter une valeur ajoutée supplémentaire et éliminer les tâches à faible valeur ajoutée grâce à la digitalisation administration (RPA) .
Pour cela, il peut s’appuyer sur des solutions de RPA (Robotic Process Automation). Ces solutions vont permettre aux comptables d’automatiser des tâches d’ordinaire manuelles. Leur permettant ainsi un gain de temps considérable car le robot peut être affecté à une mission 24h/24. Le service comptabilité peut ainsi se focaliser sur des missions à forte valeur ajoutée !
Mes sujets préférés sont les processus, la data et l’excellence opérationnelle!
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Stéphane
