Le task mining… un outil indispensable pour comprendre vos processus

task mining : un outil indispensable

Si comme moi, vous vous intéressez à l’excellence opérationnelle, aux méthodes associées (lean management par exemple), et aux outils qui aident à mettre tout cela en musique, vous aurez sans doute déjà entendu parler de Task mining.

On oppose parfois ces logiciels aux solutions de Process mining. Pour moi ce ne sont pas des approches différentes, mais complémentaires.

Le Task Mining, qu’est-ce que c’est ?

Le Task Mining renvoie à des logiciels qui enregistrent les opérations des utilisateurs sur leurs postes de travail… Vous me direz, que ça ressemble beaucoup à un mouchard ! Et vous n’aurez pas tout à fait tort…

En effet, le logiciel de Task Mining regarde ce que fait l’utilisateur en prenant des copies d’écran et les « logguant » dans un serveur central. Par contre, je vous rassure, les données sont anonymisées. Il y a donc assez peu de risques de type RGPD (lien vers la CNIL). Je vous conseille tout de même de valider ce point avec vos experts : assurez-vous de respecter les standards de votre organisation !

L’outil va ainsi pouvoir identifier, ou aider à identifier, les possibilités d’automatisation. Certains logiciels de Task Mining vont même jusqu’à « auto-générer » des robots de RPA.

Cela peut sembler intrusif, mais c’est aussi une très bonne façon de documenter les processus et de connaître les difficultés des opérationnels sur le terrain.

Un complément au Process Mining?

Un complément au Process Mining

Le Process mining a une approche différente. En effet, ces logiciels vont récupérer des informations dans les applicatifs métier et les bases de données des applications. En ce sens, ils récupèrent des événements liés au cycle de vie des objets qui transitent dans un processus. Ainsi, on récupère toutes les étapes et modifications d’une commande, d’un dossier, avec les horaires (timestamp) associés).

Là où, le Task Mining observe les activités d’utilisateurs, le Process Mining, lui, se concentre sur la vue de bout-en-bout des activités.

Je suis, je l’avoue, un grand fan des outils de Process Intelligence. J’ai toujours aimé les projets d’amélioration et les nouvelles technologies. Ce type de logiciel permet d’associer les deux dimensions et d’exploiter véritablement les données disponibles.

Par contre, une des grandes difficultés que j’ai rencontrées sur mes projets réalisés, c’est justement de savoir ce qui se passe entre les enregistrements dans les applications. Autrement dit, les étapes manuelles des utilisateurs qui ne sont habituellement pas tracées. Plusieurs fois, on constate, avec le Process Mining un délai entre deux étapes.

Mais pour avoir le détail de ce que fait l’opérationnel ou le temps qu’il lui faut pour réaliser la tâche, c’est plus compliqué. Il faut parfois recourir à de l’observation terrain et de l’échantillonnage pour le savoir.

C’est là que le Task Mining vient apporter son aide.

Du coup, associer les deux approches, permet d’avoir une vue plus exhaustive de la situation. On navigue ainsi entre la performance globale du processus, les tâches qui le composent, et les interventions manuelles des utilisateurs.

A quoi sert tout ça ?

Tout simplement à comprendre et analyser. C’est la première étape avant une quelconque amélioration. En ayant une vue plus complète des processus, on va pouvoir évaluer les gains de productivité et les axes d’amélioration.

C’est notamment utile pour lancer des projets d’automatisation des processus ou RPA, ou si l’on envisage à une refonte de l’organisation.

Ces chantiers sont parfois lancés sur la base d’intuitions ou d’une opinion générale du management… L’utilisation d’outils tels que le Task Mining et le Process mining, permet de « factualiser » les choses et ainsi, de mieux mobiliser les équipes.

De plus, avoir une idée claire de la situation dés le départ est toujours une bonne chose pour établir la situation à laquelle on veut arriver… Ce n’est pas pour rien que les premiers projets RPA n’ont eu qu’un succès mitigé, et que les phases d’analyse sont celles qui prennent le plus de temps et d’énergie. Jusqu’à 70% d’un projet RPA peut être consacré à l’analyse… La réalisation et le déploiement sont quant-à-eux assez rapides!

A défaut de bien comprendre la situation initiale, on risque à de passer à côté du bénéfice attendu.

Les outils de type Process mining ou Task Mining aident à découvrir et analyser le processus candidat. A partir de là, on va pouvoir mieux concevoir les chantiers d’amélioration et/ou les robots RPA. On peut donc s’attendre à ce que les résultats soient meilleurs. Les projets de mise en œuvre (de robots ou d’amélioration des processus) vont ainsi s’appuyer sur l’analyse automatisée qui a été fournie.

Mettez du Task Mining dans votre boîte à outils!

Ainsi, les logiciels de Task Mining viennent compléter une offre qui s’intéresse historiquement à la performance de bout-en-bout. Cette fois, on regarde concrètement les actions des utilisateurs pour mieux les comprendre et mieux les accompagner.

C’est un outil complémentaire au Process Mining et non pas concurrent. Ce qui est intéressant aujourd’hui, c’est de disposer d’une boîte à outils complète, et d’activer les méthodes ou technologies les plus adaptées, en fonction du contexte et des objectifs à atteindre.


Mes sujets préférés sont les processus, la data et l’excellence opérationnelle!

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Stéphane

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