Transformation organisationnelle d’une multinationale : les 6 règles d’or

transformation organisationnelle

Pour réussir sa transformation organisationnelle, on peut être tenté de privilégier uniquement l’étude de la bonne approche ou méthode, nommer un chef de projet et laisser les choses se faire. Il existe quantité de facteurs à prendre en compte. Sans avoir la prétention d’être exhaustif, nous avons listé 6 règles d’or qui assureront à tous ces projets d’envergure d’être ainsi couronnés de succès. 

La vision et le sponsor

Sans une formulation claire des objectifs ; des enjeux et de la vision sur le long terme, tant chez les managers que chez les collaborateurs, le risque est notamment de voir les projets avortés dans l’œuf. L’ambition et les bénéfices (meilleure satisfaction client, internalisation de l’activité, maîtrise des risques et réduction des coûts) de la nouvelle organisation doivent ainsi être partagés par tous pour qu’elle réussisse. C’est la raison pour laquelle on cherche un sponsor doté de réelles qualités relationnelles. Ce dernier se doit d’être un bon communicant et un bon pédagogue. Il possède une force de persuasion chevillée au corps et un enthousiasme inoxydable. Il est l’ambassadeur de la transformation organisationnelle et en incarne les clés du succès.

Une gouvernance claire

Pour éviter toute incertitude ou inquiétude quant à la répartition des rôles, le remède consiste à mettre en place un organigramme clair. Ainsi, tous les collaborateurs savent qui est le chef de projet, le ou les sponsors, les chefs de chantier et quel est le périmètre de chacun. Pour verrouiller cette gouvernance, l’utilisation d’une matrice RACI (matrice de responsabilités) reste vivement conseillée. Il est également recommandé de mettre en place un comité de gouvernance mensuel. Cela dans l’objectif de vérifier régulièrement sa pertinence et si besoin l’adapter. 

Respecter les processus internes

Chaque entreprise dispose d’ores et déjà de procédures propres. Qu’il s’agisse par exemple de recruter une équipe, de déménager des bureaux, d’accueillir un nouveau client… il en va de même lorsqu’on lance une transformation organisationnelle. Dans une multinationale, les niveaux de validations sont nombreux, tout comme les interlocuteurs. Pour être efficace, le chef de projet doit être sûr que la personne à qui il s’adresse est bien celle qui va faire avancer les choses. Pour respecter ces règles internes, son enquête dépasse largement la simple lecture de l’organigramme. Une fois les bons interlocuteurs joints, il ne lui reste plus qu’à officialiser la transformation avec un kick-off. Puis, à organiser un Transformation Commitee qui valide les différents plannings et le lancement officiel du projet.

La gestion des risques de la transformation organisationnelle

Dans toute multinationale, lorsqu’il y a création d’un bureau à l’étranger ou une nouvelle entité, un document de gestion des risques est édité. Souvent appelé Risk Assessment Form (formulaire des risques prévus), il liste tous les risques possibles liés à l’activité ou au projet en cours. Il demande à être validé par pratiquement tous les départements de l’entreprise. Le plus gros défi est d’arriver à identifier toutes les personnes, sur les différents sites, dont la signature est nécessaire.

Rassurer les équipes en continu

Les qualités de persuasion et de pédagogue du sponsor sont primordiales. Dans une transformation organisationnelle, le consultant Timothée Sainte Fare Garnot explique qu’il a trois sortes de publics : les convaincus, les réfractaires et les neutres. C’est notamment sur dernier groupe qu’il faut peser pour qu’il bascule dans le camp des convaincus. Les freins aux changements sont multiples. En effet, certaines personnes pensent qu’elles vont perdre leur périmètre ou que la nouvelle organisation sera forcément moins performante. Il existe des facteurs de politique interne hostiles à toute réorganisation. En effet, elle est vue comme gênante pour certains plans à l’échelle personnelle ou celle d’une équipe. En plus de rassurer tous les collaborateurs, le sponsor veille à n’oublier personne dans ses messages. Tout le monde ou presque doit être dans la boucle.

Transformation organisationnelle : utiliser les bons outils IT

Au moment du lancement du projet, tant les outils de sa bonne gestion que ceux qui vont être utilisés dans l’organisation cible doivent être choisis. Si un outil comme Jira ou Time Performance accompagné d’un système de ticketing suffit pour mettre en œuvre la transformation. Il faut dans le même temps se renseigner sur les besoins futurs : outil de collaboration valable en multisites, solution de GED, gestion des boîtes mail, ticketing interne et clients, etc. Tous les outils doivent ainsi être sélectionnés avant de commencer les changements sous peine d’être sous-équipés une fois cette métamorphose terminée. Et perdre alors tous les avantages concurrentiels qu’elle devait conférer à l’entreprise.


Timothée de LyonMes sujets préférés sont les données, les besoins métier et… le Développement Durable! Croyez-moi les 3 s’associent très bien!

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Timothée

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